Governo inicia organização da massa documental do Estado

Para garantir maior eficiência e transparência na gestão e acesso dos documentos de órgãos e entidades estaduais, o Governo de Mato Grosso do Sul, por meio da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização (SAD), através da Superintendência de Gestão Documental, iniciou o processo de organização da massa documental do Estado. A medida, que deve gerar uma economia de 3,5 milhões aos cofres estaduais, pretende reduzir cerca em 60% a documentação acumulada.
Responsável pela aplicabilidade do projeto, a superintendente de Gestão Documental, Doralice Martins, explica que o trabalho foi iniciado com a avaliação documental de empresas desestatizadas pela administração pública a exemplo do Previsul e Empaer e autarquias em processo de extinção como a Agrosul e Prodasul.
Segundo Doralice o trabalho está sendo executado em etapas. “Nesse primeiro momento, a equipe separa toda a documentação que contém valor probatório, dos documentos elimináveis que já cumpriram os valores administrativos, fiscal e legal, conforme os prazos definidos na tabela de temporalidade. “Nosso objetivo é reduzir 60% da documentação armazenada. É um trabalho minucioso que envolve conhecimento técnico e de legislação”, define. Na sequência a equipe realizará a identificação e organização dessa massa documental que permanecerá arquivada.
A medida ainda vai permitir aos cofres públicos uma economia de R$ 3,5 milhões, referentes ao pagamento dos serviços de uma empresa terceirizada para realização do projeto, já que todo o processo está sendo executado por servidores estaduais. (Notícias MS)