INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 001 DE 24 DE JULHO DE 2019.

"Dispõe sobre a regulamentação dos procedimentos aplicados na formatação, tramitação e arquivamento de processos licitatórios com base na Lei Federal de n° 8.666/93 (Lei de Licitações e Contratos da Administração Pública) e a Lei Federal de NB 10.520/02 (que institui a modalidade de licitação denominada pregão, para a aquisição de bens e serviços comuns)”.

O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE COXIM - MS, no uso de suas atribuições legais, e considerando que se protocolam os processos com a finalidade de instruir atos de interesse da Administração, e necessitam de manifestação administrativa e que tenham tramitação dentro das unidades setoriais do Legislativo Municipal;

Considerando que, o Processo Administrativo é a sucessão de atos realizados na Câmara Municipal de Coxim, interligados entre si que visam alcançar determinado resultado final, neste caso à aquisição de bens e serviços, obras e serviços de engenharia, entre outros.

Considerando que, o processo administrativo demonstra o modo como a Câmara Municipal a toma suas decisões.

Considerando a ausência de normalização dos procedimentos para as atividades de Juntada de Documentos, Protocolo, Tramitação, e Arquivo de Processos Administrativos de Licitação no âmbito do Legislativo Municipal;

Considerando que o Controle Interno da Câmara Municipal tem por finalidade o objetivo de avaliar o sistema de controle, seus riscos e contribuir para o seu aperfeiçoamento para a garantia dos princípios da legalidade, eficiência, finalidade e a manipulação de documentos públicos;

Considerando que, o descumprimento voluntário de uma norma administrativa constitui inobservância das condutas desejadas pela Administração e, que a Administração Pública no exercício da função administrativa poderá aplicar sanções desta mesma natureza;

 

R E S O L V E

APROVAR a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2019 que disciplina e padroniza a formação e arquivamento de processos que tratam de assuntos de cunho administrativo nos termos publicados a seguir:

Art. 1º.     Esta Norma dispõe sobre os procedimentos que dizem respeito à autuação, ao registro, à tramitação e arquivamento de processos administrativos de licitação, inclusive sobre regras gerais de juntada de documentos, a serem cumpridos no âmbito da Câmara Municipal de Coxim - MS.

Parágrafo único. Aplicam-se os dispositivos desta Instrução Normativa, no que couber, aos documentos e processos elaborados e entregues por meio manual ou que passem a tramitar por meios eletrônicos.

Art. 2°.Cada setor deverá observar o que lhe couber nas atividades de juntada de documentos, protocolização, autuação, tramitação e arquivamento de processos administrativos de licitação quando neles se pronunciarem, e obedecerão às normas estabelecidas nesta Instrução Normativa.

Art. 3º.     É de responsabilidade de cada unidade administrativa o acompanhamento do trâmite dos processos, como também a sua conservação.

 

DO PROTOCOLO

Art. 4º.     O Setor de Licitações tratará do registro e controle dos Processos Administrativos através de Sistema de Informática próprio. Caso o sistema não esteja disponível, os autos tramitarão e será registrado em livro próprio até sua regularização, sendo de sua responsabilidade o seguinte:

I - registrar e controlar a tramitação de processos, desde sua abertura até o arquivamento;

II - realizar a abertura de novos volumes de processos, utilizando a numeração do processo administrativo de origem, com termo de abertura e o anterior munido com termo de encerramento, lembrando que cada volume do processo será identificado com numeração romana;

III - manter a atualização dos dados com vistas ao fornecimento de informações, aos interessados, relativas a processos em tramitação ou arquivados, e providenciar o desarquivamento, quando solicitado;

IV - encaminhar o processo registrado, quando de sua autuação, ao seu destinatário no prazo máximo de 24 horas a contar do recebimento;

Parágrafo único - O setor de licitações não se responsabilizará pelos processos que tramitarem em mãos, e sem registro.

 

DA AUTUAÇÃO

Art. 5º      A autuação de Processos Administrativos de Licitações será realizada por exercício e consistirá em emitir o Termo de Abertura, reunir documentos obedecendo rigorosamente à ordem cronológica de datas. Devendo realizar a numeração do processo em ordem crescente, sem rasuras, utilizando carimbo próprio para colocação de número, aposto no canto superior direito da página, bem como, quando a peça do processo estiver em tamanho reduzido, a mesma ser colada em folha de papel em branco (tamanho A4), apondo-se carimbo a numeração de peças, de tal forma que o canto superior direito do documento, seja atingido pelo referido carimbo, observando o seguinte:

I - Todo processo receberá numeração única para o exercício;

II - Autuá-lo apenas mediante autorização de ordenador de despesas;

III - Se o processo ultrapassar aproximadamente 300 folhas proceder-se-á abertura do volume seguinte do mesmo processo, com os Termos de Encerramento do volume anterior e Termo de Abertura no volume seguinte e assim sucessivamente.

IV - O novo volume terá sua numeração de folhas em sequência à numeração finalizada no volume anterior. Neste contexto juntará ao novo volume, termo de abertura, memorando indicando número do processo.

V - Para o devido arquivamento do processo, os volumes devem estar anexados em conjunto.

VI - A capa de cada novo volume deverá conter todas as informações constantes do primeiro e o número do volume em algarismo romano.

VII - Não será permitida a numeração repetida de folhas ou a diferenciação das mesmas por meio de letras ou quaisquer outros artifícios;

VIII - Se ocorrer falha na numeração deverá ser emitido uma certidão justificando o ocorrido, indicando através desta certidão quantas páginas teria até o efetivo ato;

 

DO ARQUIVAMENTO

Art. 6º. O arquivamento dos Processos Administrativos de Licitações deverá ser encaminhado ao Controle Interno para análise para averiguação de possíveis pendências e demais falhas que porventura houver, e os mesmos deverão ter Termo de Encerramento assinado pelo responsável da pasta a quem compete:

I- ao receber o processo para arquivo, fazer a conferência de sua paginação para emissão do Termo de Encerramento.

II - Observar se o termo de encerramento constitui-se de registro formal de encerramento do processo, no qual deve constar o numero do processo, o objeto, a data de abertura e encerramento, a quantidade de processos apensos, de volumes e de folhas existentes, e assinatura identificada do responsável;

III - Recuperar as capas quando rasgadas ou danificadas, visando garantir a integridade dos documentos juntados;

 

IV - Efetuar a digitalização do processo integral com seus respectivos volumes e apensos, devendo manter as informações na integra junto à base de dados do Departamento de Tecnologia da Informação;

V - Realizar o arquivamento dos processos em caixa-arquivo com os dados impressos em etiqueta-padrão, separados por numeração crescente.

VI - Ao receber solicitação de vistas ou cópia em processos administrativos de licitação, encaminhar o requerimento à autoridade competente para autorização e emissão do Termo de Cautela. Se autorizado, o requerimento deverá ser anexado ao processo correspondente, passando a fazer parte integrante do mesmo e recebendo inclusive numeração sequencial. Quando de sua devolução o processo deverá ser conferido e novamente arquivado.

VII - Manter a custódia, a conservação e a preservação dos processos administrativos de despesa.

Parágrafo único. Qualquer pessoa é parle legítima para solicitar vista ou cópia de documento ou processo, ressalvados os casos em que os autos tenham que ser mantidos em sigilo, em cumprimento ao disposto na legislação em vigor.

 

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 7º.     A partir da data da publicação desta Instrução Normativa, os processos que não estiverem em conformidade com as normas estipuladas deverão ser devolvidos ao órgão/setor que os encaminhou para que se processem as adequações necessárias.

Art. 8º.     Competem à Assessoria Jurídica da Câmara Municipal, juntamente com o Controle Interno,  emitir normas e atos normativos complementares aos existentes na legislação em vigor, para o fiel e melhor cumprimento desta Instrução Normativa, bem como supressões, correções e aperfeiçoamentos que se fizerem necessários.

Art. 9º.     Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

                                                               VLADIMIR DA SILVA FERREIRA

                                                 Presidente Câmara Municipal de Coxim MS